理系学生の茶の間のちゃ

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いつも時間が無いアナタへのヒント。GTD仕事術を知ってる?

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こんにちは、ウタです

 

突然ですが、アナタは日々やることに追われてはいませんか?

 

趣味をやりたいのに、時間がない。

別のことをやろうと思っていたのに、気づけば時間がなくなっている.....。

 

そんな事は多くありませんか?

 

そんな悩みを解決する、GTD仕事術を紹介したいと思います!!

 

 

GTD仕事術って知ってる?

GTDとは何か? を紹介する前に、まずはGTDを紹介する上で外せない本を紹介します。▼

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GTDとはこの本の作者でもあるデビッド・アレンが提唱した仕事管理術のことです。

いわゆる「ライフハック」という部類のもので、かなり有名な「仕事術」「時間管理術(タイムマネジメント)」です。

 

この本は改訂版ですが、最初に出た本は2001年に出版されていて、そのときにかなり有名になりました。

もしかすると、聞いたことがある人も多いのでは無いでしょうか?

 

今ではあまり聞くこともなくなっていますが、考え方などは今でも十分使える方法です

 

GTDは「Getting Things Done」の頭文字を取っていて、「物事を成し遂げる」という意味があります。

GTDは)いくらなんでもこんなに仕事を抱えきれないだろう、と言った状態でも正気を保つために必要な技術であり、これがあることでもっとも重要なことにもっとも適した方法で関わっていくことが出来るようになる。

(第1章より)

このようにGTDは多くの仕事をこなさないといけない人に使える技術であり、生産性を上げる事を目的とした技術です!

 

 

やらなければいけない事全てを把握し、自分が次に取るべき行動を導けるようになり、いついかなくなるときでも正しい結論を導けるようにすることです

これがGTDで目指すものであり、大事な柱です

 

では具体的にどうやって仕事を管理していくのかを、説明していきます!

 

いやいや、GTDの内容は良いから、やったらどう嬉しいのか教えてくれ!って人は次の「GTDをするための5Step」を一気に読み飛ばしてください!

 

GTDをするための5Step

GTDのをするために大きく5つのStepが存在します▼

  1. 「把握する」:気になる全てのことを把握する
  2. 「見極める」:それぞれが何を意味するか、どのような対応をすべきかを見極める
  3. 「整理する」:前ステップで明らかになった内容を整理する
  4. 「更新する」:行動の選択肢を更新する
  5. 「選択する」:何をすべきかを選択する

 

この手順で「日常のタスク」から「将来の夢」に至るまでを処理していきます。

それぞれのステップについて解説していきます

 

先に言っておきますが、めんどくさいよ?

 

把握する

「把握する」ステップでは気になることを「全て」ノートなどに書き出すことから始まります

ここで「全て」と書いていますが本当に全てです。もれなく全てです。

 

例えば、「牛乳を買ってくる」と言った日々のことから、「世界一周をしたい」などすごい大きい夢まで、とにかくなんでも全て書き出すことが必要です。

 

「あーもう、これ以上何も出せない!」

ってなるまで全てを書き出します

 

ここで頭が空っぽになるまで書き出すことが重要です!

 

そうはいっても、全てを書き出す難しさがありますよね?

そこで本書では、気になることを把握するための「トリガーリスト」というものが準備されています

トリガーリストの一部を紹介すると

  • 会社-同僚、部下、上司、顧客
  • 執筆-報告書、マニュアル、販促
  • 娯楽-本、音楽、旅行

などなど.... 

このような単語を見て気になっている事を連想して書き出していきます。

 

「気になることが全て書き出せた!頭スッキリ!」

となったら次の「見極める」ステップに移ります

 

ここがGTDをやる上で、一番のハードルになると思います

 

ここから先の「見極める」と「整理する」段階ではとても有名なワークフローがあるので紹介します▼

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ここからはこのワークフローをメインに解説していきます。

 

見極める

先程のワークフローの図の中で中心の緑部分が見極めるステップですることです。▼

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見極めるステップで大事なことは、気になることをそれぞれの質問に答えて「適切な判断を下せるように」8種類のカテゴリー仕分けることです。 

 

ここで面白いのが、「これは何か?」という質問です。

なんとなく気になっているけど、結局何をするんだろう?という事はありませんか?

そう言う気がかりなことに対して、ここではっきりとさせます。

 

そもそも、アナタがやらなくても良いんじゃない? 今日やる必要はないんじゃない? などなど、気になっていることをしっかりと、そして明確に仕分けていきます。

 

見極めるステップで「気になること」が8種類にわけられるはずです

 

整理する

ワークフローの図で整理するに当たるのは青い部分です▼

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「見極める」で分けた気になることを、それぞれのカテゴリー内で整理していきます

 

ぶっちゃけここは非常にめんどくさい。

(いやいや、ここまでが既にめんどくさいわ)

 

8つのカテゴリーそれぞれに整理の仕方があって、

あぁぁーーーーー!!なんだこの作業ぉーーー!!ってなります。

 

GTDって素晴らしいわ!!ってなっている人なら本を買ってぜひとも実行してほしいです。

 

簡易的には、「次にとるべき行動リスト」が最も重要だと思っています。

その中から今日やるべきことを選んでTo Doリストを作ったりするのが良いと思います。

 

更新する

ここから先はGTDを維持、活用していくためのところです。

 

「気になること」を分類、整理までしたけれど、結局は全体を見直すところにポイントがあります。

 

この更新のステップでは、定期的に今までの分類を見直していきます

定期的に「気になること」を全部見直して、再度頭から余計な事を追い出していく作業をしていくことが必要です。

 

選択する

このように全ての気になることがわかっている状態だと、正しい選択が出来るようになるそうです。

(ここから先は僕自信もわかっていない領域なので解説は止めときますね。)

 

どんな時でも正しい選択を下せるようになる。今、このことをやっているのは間違いなく正しい。そんな状態になることがGTDでの最終目標になります。

 

これを真面目に完璧に実行できれば素晴らしいですが、私には無理でした。

 

だけど、「気になることを頭に残しておかない」という考えを持つことで良い変化は生まれました

それを次から解説しようと思います

 

GTDを実行すると集中しやすくなる

では、このGTDを実行するとどうなるのか

 

GTDをやることで得られるメリットは多くありますが、私が1年間やって思うメリットは「一つの事に集中しやすくなる」ことです

 

自分がやらないといけない事を全て把握する、気になっていることを頭に残さないことで「今」に集中ができます

 

例えば、アナタが「今日、帰りに卵を買わないといけない」という状況だったとします。

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それを考えながら作業をすると、途中途中で、「あ、今日は卵を買わないと…!忘れないようにしよう…」って頭に浮かんできちゃいますよね?

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そうすると、その都度今やっていることに対しての集中がなくなってしまいます。

しかも、「卵を買う事」は忘れたらダメなので、頭の片隅には入れておかなければいけません

 

「いやいや、卵買うことぐらいメモしておくよ!!」

って思う人もいると思います。

 

じゃあ、家族の事は?健康の事は?お金は?明日の朝食は?メールは返した?

頭に浮かんでくることなんて山ほどありませんか?

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忘れてはダメな事を全て頭に入れておくだけで頭の容量を使ってませんか?

 

しかしGTDで気がかりなことを「全て」信頼できる物に書き出しておけばその心配はありません

「今」に集中できます

 

頭に浮かぶ、家族の事は?健康の事は?お金は?明日の朝食は?メールは返した? そんなことは一旦忘れても大丈夫。

それはすでに書いてあるからです

 

「気がかかりなことを覚えなくても良い」これだけで、驚くほど集中が出来るようになります

 

GTDをしない方でも、この考え方はオススメです

 

GTDは完璧にこなすのは難しいが、そこで止めないで

今ある事に集中をすることが出来るGTDですが、 完璧にこなそうとするのは難しいです。

 

何が難しいか?

それはStep1「把握する」です

 

さっきのところで「集中しやすくなる」ために 「「全て」信頼できる物に書き出しておけば....」と書いているように、全てを把握することがGTDではもっとも重要です。

 

実践すると全てを把握する事が、いかに難しいことかわかると思います。

 

でも、そんなときに

「あー、大変だしGTDめんどくさいなー。やめよ。」ってなってほしくないです!!

 

全てを書き出せなくてもいいから!!とりあえず始めてほしい!

で、気になることがあれば、その都度書き出すで良いと思います

 

本には、全部書き出さないと失敗する!!死ぬぞ!!っておどしてますが(すいません、「死ぬぞ」はウソです。)とりあえず始めて見ればいいと思います

それで「あーこんな感じね」って気に入れば、そのまま続ければいいです

 

難しく考えずに「気になることを何かに書き出す」まずはここから始めてみてはいかがでしょうか?

 

おわりに

今回はGTDを紹介しました。

全てを完璧にやろうとすると大変なので、自分に合う感じで無理せず時間管理や仕事術として取り入れてみてはいかがでしょうか?

 

もし、本格的にやってみたい!って方は本を買ってみると良いと思います!

ということで、以上っ!

 

 

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